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国土交通省は、建設業者からのニーズも高い工事書類の簡素化に取り組みます。
業務の効率化を目的に「工事関係書類の標準様式」を改定し、32種類ある関係書類のうち、工事打ち合わせ簿や段階確認書などの9種類の工事書類を対象に「押印」を求めない新たな様式を定めました。
これは、書類の作成に要する時間や手間を省くことで、業務の効率化・省力化につなげることが狙いです。

受注者の手間を削減へ

国土交通省が2018年10月31日付で各地方整備局に通知をしました。
新たに押印不要の様式を定めたのは工事関係書類の標準様式の一覧に示す、32種類の工事書類のうち、工事打ち合わせ簿などの9種の書類です。
請負代金内訳や請求書といった、いわゆる契約関係書類は、これまでと同じように書類への押印を求めますが、対象の9種には受注者の押印が求められません。
押印を求めない様式を使用する場合、押印不要の様式を採用した書類を明示した「本人確認証」を作成し、その本人確認証に監理技術者や現場代理人が一括して押印することで担当者の本人確認を担保・証明する措置をとります。

ペーパーレス化への対応としても

この改定の先にあるのは、社会的な要請事項でもあるペーパーレス化の徹底です。
地方自治体との工事書類の標準化（様式の共通化）を見据える中、直轄工事の率先行動として「押印不要の様式」を定めておく必要があると判断されました。
現在、インターネットを介して、受発注者の双方が工事書類や工程情報などをリアルタイムに共有することができる情報共有システム（ASP）の活用が進展しています。
実質的にペーパーレス化（電子化）への環境が整う中で、一部の書類に限って言えば、ASPを活用するために紙ベースで作られた書類をわざわざPDF化するという余分な手間が生じていることも現状にあります。
特に一つの工事で百数十枚規模になるという工事打ち合わせ簿は、その枚数の分だけ担当者の「押印待ち」などの時間的なロスが発生してしまします。
現場レベルで言えば、書類への押印が不要になることの効率化・省力化へのメリットは想像している以上に大きいものです。
ただ、地理的な要因からインターネットへの接続が難しい場合や、早急な対応が求められる災害対応の現場など、ASPを活用できないケースもあることから、現場条件によっては、これまでと同様に押印が必要となる従来の様式を使用することも可能です。
留意点として、重複して書類を作成することがないように受注者への注意も促します。